Privacy Statement

Privacyreglement Van Geffen Makelaardij

Inhoudsopgave                                                                                                                                                                                                                                                                                                     
  1. Begripsbepalingen                                                                                                                                                
  2. Bereik                                                                                                                                                                       
  3. Doel                                                                                                                                                                        
  4. Vertegenwoordiging betrokkene                                                                                                                    
  5. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid                                                              
  6. Rechtmatige verwerking                                                                                                                                    
  7. Verwerking van persoonsgegevens                                                                                                                
  8. Bijzondere persoonsgegevens                                                                                                                         
  9. Gegevensverwerking                                                                                                                                           
  10. Recht op inzage                                                                                                                                                      
  11. Recht op correctie, aanvulling en verwijdering                                                                                          
  12. Bewaren van gegevens                                                                                                                                       
  13. Functionaris Bescherming persoonsgegevens                                                                                           
  14. Klachtenprocedure                                                                                                                                               
  15. Wijziging inwerkingtreding en afschrift                                                                                                        
  16. Onvoorzien                                                                                                                                                              
Bijlage 1                                                                                                                                                                                     
De doeleinden waarvoor binnen Van Geffen Makelaardij gegevens worden verzameld en verwerkt.
                              
  
1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
  • de wet: de Wet bescherming persoonsgegevens;
  • persoonsgegeven: elk gegeven over een herkenbaar persoon;
  • verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen rond persoonsgegevens. Daaronder bedoelen we in elk geval: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
  • bestand: een geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
  • verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
  • bewerker: degene die voor de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn onderworpen;
  • betrokkene: degene over wie een persoonsgegeven gaat;
  • derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
  • ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
  • toestemming van de betrokkene: elke vrije wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt;
  • verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
  • verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.
2. Bereik

1. Dit reglement geldt voor de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het geldt ook voor niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn of worden opgenomen.
2. Dit reglement geldt voor de medewerkers van Van Geffen Makelaardij en gaat over de verwerkingen van persoonsgegevens van betrokkene.

3. Doel

1. Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is te beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van wettelijke doeleinden alsmede de doeleinden zoals die staan omschreven in de statuten, de jaarplannen en andere plannen van Van Geffen Makelaardij en het voeren van beleid en beheer in het kader van deze doeleinden.
De doeleinden waarvoor binnen Van Geffen Makelaardij gegevens worden verzameld en verwerkt, staan uitdrukkelijk omschreven in de bijlage 1.

4. Vertegenwoordiging betrokkene

1. Als de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt of onder curatele is gesteld, dan wel als de betrokkene een mentor heeft, is de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger nodig.

2. Een toestemming kan door de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

5. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid

1.  Van Geffen Makelaardij is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens; onder verantwoordelijkheid van Van Geffen Makelaardij is een beheerder belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens.

2. Van Geffen Makelaardij zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens.

3.  Van Geffen Makelaardij is aansprakelijk voor de schade die of het nadeel dat wordt veroorzaakt door het niet nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement.

6. Rechtmatige verwerking

1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

2. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

3. Persoonsgegevens dienen - gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt – toereikend en ter zake dienend te zijn; er worden niet meer persoonsgegevens verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.

4. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:
  • de betrokkene voor de verwerking zijn schriftelijke toestemming heeft verleend;
  • de gegevensverwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met betrokkene) of voor handelingen, op verzoek van betrokkene, die nodig zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
  • de gegevensverwerking nodig is om een wettelijke verplichting van Van Geffen Makelaardij na te komen;
  • de gegevensverwerking nodig is in verband met een vitaal belang van betrokkene;
  • de gegevensverwerking nodig is vanwege een belang van Van Geffen Makelaardij of van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt en dát belang voorgaat.
 
5. Ieder die handelt onder het gezag van Van Geffen Makelaardij verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van Van Geffen Makelaardij, behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen.

6. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die zich hebben verplicht tot geheimhouding.

7. Verwerking van persoonsgegevens

1. De verwerking vindt plaats door medewerkers van Van Geffen Makelaardij voor zover dat met het opstellen van een klantprofiel, advisering en bemiddeling van de cliënt, dan wel beheer en /of nazorg van Van Geffen Makelaardij.

2. De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

3. Het verbod om bijzondere gegevens als bedoeld in artikel 8 te verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens over iemands gezondheid met het oog het afsluiten een verzekering waarbij de gezondheid van de verzekerde een acceptatiecriterium is voor de verzekeringsmaatschappij.

8. Bijzondere persoonsgegevens

1. De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve als de wet dit bepaalt (art. 17 t/m 22).

2. Het in het vorige lid bedoelde verbod geldt niet voor zover:
  • verwerking plaats vindt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene;
  • de gegevens door de betrokkene duidelijk openbaar zijn gemaakt;
  • de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht voor de rechter.
9. Gegevensverwerving

Gegevens verkregen bij betrokkene
1. Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen, deelt Van Geffen Makelaardij de betrokkene vóór het moment van verkrijging mede:
  • zijn identiteit;
  • het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene dat doel al kent.
2. Van Geffen Makelaardij verstrekt de betrokkene nadere informatie voor zover dat - gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt - nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
 
 
Gegevens elders verkregen:

3. Bij verkrijging van gegevens buiten de betrokkene om deelt Van Geffen Makelaardij de betrokkene mede:
  • zijn identiteit;
  • het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd.
Het moment waarop dat moet gebeuren is:
  • het moment dat Van Geffen Makelaardij de gegevens vastlegt of
  • als Van Geffen Makelaardij de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan een derde te verstrekken: uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde.
4. Van Geffen Makelaardij verstrekt nadere informatie voor zover dat - gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt - nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.

5. Het onder 3 bepaalde is niet van toepassing indien de daar bedoelde mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt Van Geffen Makelaardij de herkomst van de gegevens vast.

6. Het onder 3 bepaalde is evenmin van toepassing indien de vastlegging of verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient Van Geffen Makelaardij de betrokkene op diens verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot vastlegging of verstrekking van de hem betreffende gegevens.

10. Recht op inzage

1. De betrokkene heeft het recht verwerkte gegevens die op zijn persoon betrekking hebben in te zien.

2. Van Geffen Makelaardij deelt een ieder op diens verzoek - zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek - schriftelijk mee of persoonsgegevens worden verwerkt die hem betreffen.

3. Als dat het geval is, verstrekt Van Geffen Makelaardij de verzoeker desgewenst - zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek - schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.

4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet Van Geffen Makelaardij aan het verzoek in een andere dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast.
 
 5. Van Geffen Makelaardij kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
  • de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
  • de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.
11. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering

1. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat Van Geffen Makelaardij over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.

 2. Van Geffen Makelaardij deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat.
3. Van Geffen Makelaardij draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

12. Bewaren van gegevens

1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden bewerkt.     
2. Van Geffen Makelaardij verwijdert klantgegevens uiterlijk 5 jaar na beëindiging van de dienstverlening, alle tot de persoon te herleiden gegevens, behalve als de wet een ander termijn aangeeft.

3. Gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

4. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.

 5. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat
  • het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
  • het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of;
  • indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.
 
13. Functionaris Bescherming Persoonsgegevens

1. Van Geffen Makelaardij heeft de functie van Functionaris Bescherming Persoonsgegevens ingesteld ter bewaking van de richtlijnen rond verwerking en bescherming van persoonsgegevens.

14. Klachtenprocedure

1. Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij andere redenen heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de directie van Van Geffen Makelaardij.

2. De directie zal de klacht conform het geldende klachtenreglement in behandeling nemen. 

15. Wijzigingen inwerkingtreding en afschrift

1. Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door Van Geffen Makelaardij.

2. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken, nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.

3. Dit reglement is treedt in werking per 25 mei 2018.

4. Dit reglement is bij Van Geffen Makelaardij in te zien en staat op de site van Van Geffen Makelaardij. Desgewenst kan een afschrift van dit reglement worden verkregen.

16. Onvoorzien

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist Van Geffen Makelaardij, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.
  
 
  
Bijlage 1:

De doeleinden waarvoor binnen Van Geffen Makelaardij gegevens worden verzameld en verwerkt.

U verkoopt of verhuurt uw woning

Wanneer u Van Geffen Makelaardij inschakelt bij de verkoop of verhuur van uw woning, dan legt Van Geffen Makelaardij de volgende gegevens vast:
  • uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
  • de reden van verkoop of verhuur, bijvoorbeeld groter wonen of verandering van werk;
  • de datum van aanmelding van de woning en de periode dat de woning te koop of te huur staat of heeft gestaan;
  • de omschrijving en kenmerken van de woning zoals de vraagprijs of huurprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens en de WOZ-waarde;
  • foto’s en video’s van de woning;
  • de reden van een eventuele intrekking van de bemiddelingsopdracht;
  • wanneer de woning is verkocht of verhuurd: de transactiegegevens zoals de verkoop- of verhuurprijs en de transactiedatum;
  • overige informatie die u aan Van Geffen Makelaardij verstrekt.
U bent op zoek naar een andere woning

Wanneer u Van Geffen Makelaardij inschakelt bij de aankoop of huur van een woning, dan legt Van Geffen Makelaardij de volgende gegevens vast:
  • uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
  • het zoekprofiel waarin uw woonwensen zijn opgenomen;
  • gegevens over uw huidige woning zoals de koop- of huurprijs de reden van koop of huur, bijvoorbeeld groter wonen of verandering van werk;
  • uw leeftijds- en inkomenscategorie en gezinssamenstelling;
  • wanneer u een woning heeft gekocht of verhuurd: de transactiegegevens zoals de koop- of huurprijs en de transactiedatum.
Van Geffen Makelaardij is taxateur van uw woning

Wanneer Van Geffen Makelaardij uw woning gaat taxeren, dan legt Van Geffen Makelaardij de volgende gegevens vast;
  • uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
  • de datum van aanmelding van de woning en de periode dat de woning te koop of te huur staat of heeft gestaan;
  • de omschrijving en kenmerken van de woning zoals de vraagprijs of huurprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens en de WOZ-waarde;
  • foto’s en video’s van de woning;
  • wanneer de woning is verkocht of verhuurd: de transactiegegevens zoals de verkoop- of verhuurprijs en de transactiedatum;
  • overige informatie die u aan Van Geffen Makelaardij verstrekt.
Overige informatie die u aan Van Geffen Makelaardij verstrekt

U koopt of huurt een woning van iemand die gebruik maakt van Van Geffen Makelaardij. Wanneer u een woning heeft gekocht of gehuurd en de verkoper of verhuurder heeft zich laten bijstaan door Van Geffen Makelaardij, dan kan Van Geffen Makelaardij de volgende gegevens vastleggen:
  • uw naam, adres en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
  • gegevens over de woning die u heeft gekocht of gehuurd zoals het adres, kenmerken van de woning, de koop- of huurprijs en de transactiedatum;
  • de reden van koop of huur;
  • uw leeftijds- en inkomenscategorie en gezinssamenstelling;
  • gegevens over uw oude woning zoals de koop- of huurprijs;
  • overige informatie die u aan Van Geffen Makelaardij verstrekt.
 
Waar gebruikt Van Geffen Makelaardij deze gegevens voor?

U verkoopt of verhuurt uw woning of u bent op zoek naar een andere woning.

Van Geffen Makelaardij gebruikt uw gegevens om de bemiddelingsopdracht die u aan Van Geffen Makelaardij heeft verleend uit te voeren. Uw gegevens kunnen ook worden gebruikt:
  • om uw woning bij het publiek onder de aandacht te brengen, bijvoorbeeld op Funda, op de website van het makelaarskantoor of in verkoopbrochures;
  • om taxaties en andere waardebepalingen uit voeren (uw woning wordt alleen als referentiepand gebruikt);
  • voor het uitvoeren van analyses en rapportages zodat Van Geffen Makelaardij zijn dienstverlening kan verbeteren;
  • voor het toezenden van informatie over producten en diensten van Van Geffen Makelaardij; als u zich hiervoor wilt afmelden dan kunt u hiervoor contact opnemen met Van Geffen Makelaardij.
U koopt of huurt een woning van iemand die gebruik maakt van Van Geffen Makelaardij

De NVM-makelaar van de verkoper of verhuurder (lees Van Geffen Makelaardij) gebruikt uw gegevens om contact met u te onderhouden, bijvoorbeeld om u de koopovereenkomst toe te sturen. Uw gegevens kunnen ook worden gebruikt:
  • voor adviesdoeleinden, wanneer u daarom heeft verzocht;
  • voor het uitvoeren van analyses en rapportages zodat Van Geffen Makelaardij dienstverlening kan verbeteren.
Uw woning wordt getaxeerd door Van Geffen Makelaardij
Van Geffen Makelaardij gebruikt uw gegevens om de taxatie uit te voeren. Uw gegevens kunnen ook worden gebruikt:
  • voor het uitvoeren van analyses en rapportages zodat Van Geffen Makelaardij zijn dienstverlening kan verbeteren;
NVM-uitwisselingssysteem

De systemen van Van Geffen Makelaardij zijn gekoppeld aan het landelijke uitwisselingssysteem van de NVM. Dit systeem bevat actuele informatie over alle woningen en andere onroerende zaken die bij NVM-makelaars en andere makelaars in verkoop of verhuur zijn gegeven. Alle NVM-makelaars zijn aangesloten op dit systeem. Hoe uw gegevens in het kader van het NVM-uitwisselingssysteem worden gebruikt kunt u hierna lezen.

Over de NVM

De NVM is de grootste Nederlandse vereniging voor makelaars en vastgoeddeskundigen. De NVM biedt ondersteuning aan de bij haar aangesloten makelaars en beheert het centrale uitwisselingssysteem waarmee NVM-makelaars onderling informatie kunnen delen over woningen en andere onroerende zaken. De NVM is gevestigd in Nieuwegein.

Welke gegevens worden door de NVM vastgelegd?

Via een automatische koppeling ontvangt de NVM een deel van de gegevens die door makelaars zijn vastgelegd. Dit betreft de gegevenscategorieën zoals hierboven omschreven, met uitzondering van uw naam of andere direct identificerende gegevens. Deze gegevens worden uitsluitend opgeslagen in de systemen van het makelaarskantoor.
 
Waar gebruikt de NVM deze gegevens voor?

De gegevens worden door de NVM gebruikt in het kader van het beheer en onderhoud van het uitwisselingssysteem. De NVM gebruikt de gegevens ook voor statistisch en wetenschappelijk onderzoek, bijvoorbeeld in het kader van de presentatie van de kwartaalcijfers over de woningmarkt in Nederland.

Toegang tot gegevens

NVM-makelaars hebben toegang tot het landelijke uitwisselingssysteem in het kader van hun dienstverlening, waaronder de aankoop en verkoop van woningen en het verrichten van taxaties en waardebepalingen. Medewerkers van de NVM hebben toegang tot het systeem in het kader van hun dagelijkse werkzaamheden. De NVM verstrekt bepaalde gegevens uit het landelijke uitwisselingssysteem aan geselecteerde derden, waaronder aan:
  • taxateurs, voor het doen van taxaties en andere waardebepalingen;
  • validatie-instituten, voor het controleren van taxatierapporten;
  • gemeenten, voor het vaststellen van WOZ-waardes;
  • het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, voor onderzoek naar de woningmarkt;
  • universiteiten, voor onderzoeksdoeleinden;
  • niet-NVM makelaars, banken, projectontwikkelaars en woningbouwcorporaties, voor onderzoeksdoeleinden (bijv. de woningbehoefte in een bepaalde regio).
Genoemde partijen hebben uitsluitend toegang tot gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de genoemde doeleinden en waar mogelijk worden gegevens alleen op geaggregeerd niveau verstrekt. De NVM heeft contractuele en technische maatregelen genomen om dit te waarborgen.

Beveiliging en bewaartermijn

Van Geffen Makelaardij en de NVM zullen er voor zorgen dat uw gegevens adequaat worden beveiligd zodat uw gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerd gebruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging en onrechtmatige vernietiging. Uw gegevens worden bewaard zo lang als noodzakelijk voor de hierboven aangegeven doeleinden of voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van wettelijke verplichtingen en voor het oplossen van eventuele geschillen.